为啥有了时间管理工具,我们却得了“依赖症”?

懂懂笔记

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· 11月24日

时间工具给人最大的迷惑性。

图片来源@视觉中国

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文丨懂懂笔记

会制造并使用各种简单和复杂的工具是人类的重大标志,而工具的独特属性不仅是解放双手,甚至在某种程度上加速了人类的文明的进步。现在,人们也会顺理成章地希望用工具应付无法攫取的时间与效率。

市场上有大把时间管理工具,番茄To-do、待办事项、时间清单、GTD工具、白噪音专注力工具,甚至还有团队开发出了象限工作法……这些工具教你专注25分钟再休息一段时间,或者把任务分成轻重缓急一个个完成。

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时间管理工具是一个热闹的市场分类。以iOS系统为例,App Store 上面有专门的效率 App 分类,包含 207款免费 App 和 接近100 款付费 App,其中最贵的是一款习惯养成类工具,售价648元。许多人借此谋生,科技编辑们每逢更新就要测评最新的时间管理工具;效率类 KOL 在B站等各大社交媒体分享工具使用心得;还有顶着西装和自信笑容头像的销售老师们,在各大知识分享社群写下大段的时间管理方法论后,在文末贴上联系方式,等待有缘人……

逐渐形成的“依赖症”

王子洋(化名)最初接触到时间管理应用是在大一,那是2015年。

他用的手机是iPhone 5s,彼时有一款应用软件叫Days Matter,设定事件的发生时间后,每天会看到应用图标上的倒计天数变化。王子洋会把未来一年内需要做的计划输入其中,像是“报复”性地攫取时间的流逝。

这样的日子一直持续到他本科毕业。如果说本科阶段他仍然学有余力,可以在自我控制中安之若素,那2018年开启的留学生涯,则不仅让他在学习上倍感压力,更让他对时间管理应用产生了一种迷恋般的“依赖症”。

最初到英国的那一阶段,光是学校的注册就已经让他焦头烂额,还要兼顾租房、上课,以及不时出现的突发状况,全部事情都压到了他的身上。事情已经多到自己记不住,他选择使用番茄ToDo和待办事项,电脑和手机版同时下载,然后将所有待做事项挪到上面,接近50项事件,排满了一整页。

 

​在完成了全部整理过程之后,他觉得自己重新掌握了秩序感,做完一件事的时候看一眼列表,清楚下一步要做什么便不再慌张,不再担心被突然插入的事情打断手上正在进行的事情,也不怕再忘事了。“我觉得这些工具是在强制自己过得规律起来,”王子洋回忆道。

这,其实只是一个开始。

王子洋逐渐开始迷恋起应用软件本身。尝过应用带来不容易忘事的甜头后,他开始疯狂收集起市面上几乎每一款口碑不错的效率工具,“电脑里头买的软件可能比电脑都贵,哪怕是破解版都需要花更多时间去找。”他形容自己如同女生迷恋收集包包一般,醉心于这些最新工具的设计、理念、以及背后对效率提升的承诺。

有时候手上的事卡壳了,他会什么都不干,把待办事项从正在使用的工具一项项地转移到另一个工具。相比休息娱乐,在工具中徜徉给他一种安心的感觉,“就像磨刀不误砍柴工,这个时候我会觉得自己至少还在做正事的状态里,不是在浪费时间。”

这种重复性的转移工作一换就是2小时。

可实际的情况是,王子洋陷入了自我的逻辑怪圈内。

几乎所有的效率工具都是以时间为驱动,通常在设立事件提醒之初就要求用户选择时间,而王子洋就将自己的时间花在了这项工作上,“这件事需要干多久、什么时候开始、我要准备什么、几点到学校、几点和教授见面、路上的公交车要多久、走路要多久、有没有更快的路线……。”

王子洋尝试用工具抓住时间,最后的结果是——时间走了,留下了他和在工具上“浪费”的时间。除此之外,留下的还有对于工具的迷信般的“依赖”。

“依赖症”成因背后

时间是一个现代性观念。关于时间最著名的一句话是“时间就是金钱,效率就是生命”,这句话的出处被冠在各种名人身上。对人们而言,什么时候吃饭并不取决于是否饥饿,而是饭点到了,错过饭点甚至还会带来莫名的烦躁。时间已成为现代人工作和生活的规范指导,直到人们已不满足跟着时间走,超越时间才是共识。

之前一篇《外卖骑手,困在系统里》提到:准时率低于98%一单扣一毛钱,低于97%一单扣两毛钱,即便他们平均一单的工资也不过几元钱。准时的概念也在逐年压缩,懂懂笔记了解到,2021年全行业外卖订单配送时长比3年前减少了10分钟,甚至有些地方还用起了无人机配送,为了节省50%的配送时间。

王子洋的同学也在和时间较劲。本科毕业后,邵杰(化名)以接近2万元的月薪留在上海张江的互联网大厂,但他依旧偶尔会感觉到紧张,有太多事情要做。今年年初,邵杰不想把自己忙碌又拖延的状态带入工作——他决定使用管理工具。

需要专注时,邵杰会使用番茄To-do。他将使用番茄To-do看作自己与工具定下的契约,“那25分钟的时间并不属于我”,他说。但有时,在契约执行时,邵杰总是忍不住看离结束还有多久,时间漫长得让人心焦。有时工作好不容易进入状态,番茄To-do的突然响起,又打断了邵杰的思路——一切又要推倒重来。

同为互联网大厂员工的王佐(化名)在年初试过类似的管理工具,“最开始我也是用番茄,后来广告部的同事推荐的Lark,可以当作时间提醒、还可以当作企业管理工具,分享文档。”一些时间工具秉承的理念早已发生改变,为了接轨需求,衍生出了更多的功能。

“时间管理方法的一个重点是区别A和B哪个更重要,让你把今天要做的事情(按重要度)写出来,只看前面3件事,剩下的都不重要,但那是几十年前的时间管理方法,现在的情况是,一天可能有30件事儿,都很重要。”想清楚了这些之后,没过多久王佐就放弃了使用时间工具的念头。

“时间工具给人最大的迷惑性,是使人觉得自己掌握了一门玄学并得到了控制时间的超然能力”——这是王佐自己的体会,“最开始下载好了很高兴,觉得自己可以把生活、工作安排妥当,不会浪费时间。”

但“物极必反”,这样的“工具”浪费的就是时间本身。

时间工具的用户群体大约有70%是学生——一个对“时间和效率”有明显追求而且有“时间”的群体,这是某位业内人士的观察。

他告诉懂懂笔记,“学生用户在开始专注时需要一些仪式感,他们会点开 App 里附带的白噪音和番茄钟,把手机横屏,让手机桌面被大大的数字时钟占据。做完了这一切后,才能投入手头的工作。他们还喜欢在社交平台分享自己的专注时长,并且需要App 给一些鼓励的反馈,这些使用工具带来的程序感和反馈,让人们觉得自己确有付出。”

时间工具的“方法论”

使用工具似乎缓解了一些现代人的焦虑。在豆瓣上,至少有100个关于时间工具的小组。App Store 上排名第一的时间管理工具,473880条评论,近90%是五星评价。

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在B站上关于打造高效 iPad 桌面,使用系统自带软件提高时间管理能力的视频,获得了157.7万播放,9.9万人点赞,10.2万人收藏,9.3万人投币。

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“人们用工具,用的其实是背后那套方法论。”GTD 的理论的开创者戴维·艾伦曾在自己的书中如是说。《搞定》还提供了一个概念,“将一件复杂的事情逐步拆解为最小单位的事情,让人启动起来没那么麻烦。GTD方法适合有很多复杂事情要做的人,处理简单任务的人跟风使用,反而会效果不佳。

可现实情况是,效率工具的设计暂时并不会涉及到方法论这一环。

有相关行业内产品经理告诉懂懂笔记,“好的工具不需要解释,傻子也能用,是现在设计的一个大前提”,工具开发者大多是用户要什么就做什么,没有系统理论支持,而且偏好大而全的设计,希望在一款应用中塞下的功能越多越好。这容易导致功能越来越复杂,难以使用。

工具属性的衍变

年中开始,王子洋读了二硕,准备尝试用另一种方式对待时间。他用工具记录时间。

“就是想看看自己一天都把时间花在了什么地方。”王子洋其实也想看看自己的效率如何,比如了解自己做完一件事情所需的时间后,可以对未来做类似事情的时间有更准确的预估。知道自己一天的时间花在什么地方,就可以有针对性地分配时间,减少不必要的浪费等。

第一步是给时间分类。

兼职工作1、兼职工作2、学习(英语学习)、家务、外出休闲及娱乐、居家休闲、运动健身、阅读、影音游戏(包括电影、电视剧、音乐、播客节目、游戏等)、外出购物、睡觉……

看似重复的部分是他设置的冲突解决机制,一些时间跨度大,比较重的任务被单独拎出成为记录项,以免记录时与短期任务混淆。他选择一个像是计时器般的记录 App,一切准备就绪后,App 的界面仿佛游戏中的指令按键:起床后,王子洋按下“个人护理及吃饭”图标,刷牙、洗脸、吃饭完成后点击同一个图标结束计时。再点击学习图标,完成后再点击下一事项……

时间不再是达成目标的要素,而成为值得记录的事件本身。王子洋有了意想不到的感受。

“以前用待办事项列表,第一件事做完了,马上会去做第二个,事情之间没有界限,但做时间记录总要停下来按一下键,再回来干第二件事,有种卡了一下的感觉”,王子洋笑道,“就是这种卡一下的感觉,改变了你对效率和时间的感受”。

这让王子洋反思起以往的行为模式,那是一种效率导向下,产生的依赖行为,迷恋的是工具本身,而一堆事完成后,回想时依旧不知道自己做了什么或是要做什么。

实际上,王子洋现在使用的时间记录工具的初衷是服务那些按小时计费的工种,比如律师、心理咨询师,以方便他们精准了解自己有多少分秒可以换成金钱。看似与王子洋的收获处于两极,但这背后其实都指向同一个理念:你经历的每一秒都是值得的。

“这或许是未来时间工具产生最大价值的一个发展方向吧?但谁知道呢?”王子洋说道。

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