第一时间get全球最新科技知识与数据
下载钛媒体客户端

扫描下载App

疫情之下,如何高效复工?你需要这份远程办公指南

摘要: 被迫在家“灵活办公”的你,既需要稳心态,也需要趁手工具。

近期各地市政府纷纷根据各自的情况推出了不同的假期延长通知,有些地区,比如北京市政府,为防控新型肺炎疫情,倡弹性工作制;鼓励采用电话、网络等灵活办公方式,减少会议参会人员、缩短会议时间。

与此同时,一些SaaS企业也宣布免费为企业提供更多的服务功能:

1月28日,企业微信将疫情期间的视频会议人数上限升级至300人,不见面,也可高效沟通。

1月29日凌晨5点,经过紧急研发,钉钉全量发布“员工健康”功能,同时,钉钉正式对1000万家企业组织发布支持“在家办公”的全套免费解决方案。

1月30日,字节跳动旗下办公套件飞书宣布,免费开放其使用的系列疫情监测管理工具。

……

客观而言,很多行业的从业者已经具备了异地协同办公的条件。对于企业和员工而言,这仍然是一次考验。如何调整自身,尽快进入工作状态?如何与团队成员进行协作和沟通?如何推进团队工作的效率?这些问题都是异地协同办公需要解决的问题。

接下来,笔者将从个人到团队的角度,聊一聊自身的看法和经验。

在家办公,最重要的是“仪式感”

作为一名记者,拥有长时间的SOHO(Small Office,Home Office,即不坐班的自由职业者)经验,笔者在这里可以分享自己的经验。

首先,对于那些并没有太多SOHO经验的人而言,最重要的一点是“仪式感”。工作场所的最大意义不仅仅是提供一个舒适的办公环境,更重要的是起到一个分割的作用——将工作和生活分割开来。在家工作的第一步,就是将这这两种场景(办公和休闲)切分开来。

对于营造仪式感这件事情,每个人的方式都不一样。不过大体上而言,笔者认为可以分为两种:舒适感和紧张感。对于一部分人而言,舒适感能激发他们创作的欲望和工作的动力;而对于另一部分人而言,则正好相反需要有紧张的氛围,很多人经常挂在口头的“deadline是第一生产力”正是如此。

其次,确定好哪一种工作氛围能让自己进入到工作状态之后,就应该着手准备这样的工作环境。无论是偏好哪一种环境氛围,最重要的一点是要保持与日常工作环境的一致。比如,办公日常是使用大屏的人,尽可能地使用显示器,实在没有,电视也可以客串一下大屏的角色。再比如,日常办公时间是上午10点的,就不要想着睡懒觉,这样会打乱工作节奏。同样,到了午休时间也一定要休息,这样才能面对接下来的工作。

最后一点,也是笔者自己的个人建议,一定要准备好降噪耳机以应对家人的唠叨,还要准备好合适的音乐,以营造合适的氛围。这里笔者推荐古典乐作曲家巴赫(约翰·塞巴斯蒂安·巴赫)的作品,尤其是 《Aria Sul G》(《G弦之歌》)。他的交响乐作品能对于心神烦躁不愿工作的你,也许有奇效。

除了仪式感,也需要学会自我管理

除了仪式感之外,另一个在家办公需要面临的问题是“自我管理”。当然,这里指的不仅仅是自我的作息管理,而工作方面的管理。这就需要引入到GTD(Get Things Done)的概念了。具体来说,就是“收集-整理-执行-回顾”这几个流程。

以笔者所从事的记者行业为例:收集即是日常发现选题的过程;整理即是梳理并确认选题可执行性的过程;执行即是产出内容,发表内容的过程;最后再回顾和整理自己产出的内容。

这一系列工作流程可以应用到任何创造内容相关的行业之中去。当你将这一套理念应用到目前的工作流程中,就能发现目前自己工作中面临的问题。

对于当前工作方向没有头绪的时候,往往是因为缺乏对于工作的整理。任何工作/项目其实都可以按照以上理念拆分成细小的子任务。如果进入了工作状态,你还是不想去工作,那么就需要思考是否当前的任务划分存在问题,是否需要把工作任务进一步的划分。

GTD 工作流程

因为我们大多数人所收到的教育和成长的环境,注定了我们的工作也需要正向的反馈。将任务拆分成为更细小的子任务,完成子任务能给予我们更明确的正向反馈,会让我们更愿意去执行接下来的工作,从而避免陷入明明在家工作时间更充沛,但却无法在deadline前无法完成工作的窘境。

当然,执行完成工作之后,也需要定期去回顾以便于之后能更高效地去完成接下来的工作,因为在家工作效率是最需要考虑的事情。想一想,如果工作效率提高了,留给我们休息的时间也相应地增加了,这点对于在家工作尤其重要。

当你已经建立完成自己的工作流之后,需要考虑的是如何将自己的工作流更好地通过软件管理。这里笔者推荐大家选择当前公司使用工作软件去管理自己的工作,一方面这样能降低软件使用成本,无论是学习成本还是购买成本,要知道好的GTD软件购买成本并不低;另一方面,这样更有助于你融入到团队的工作之中。

厘清工作流,再选定合适“工具”

有些读者所在的公司可能并没有特定的协作软件,更别提远程协作了。即便是如此,但一定会有特定的工作流程。其实公司的工作流程与自我管理的理念基本也是类似的,但基本都是按照以下几个步骤:

提出需求

需求整理和评审

产品计划

测试上线

总结复盘

……

远程办公的最核心就是能够标准化,交给SaaS软件去完成的,就一定不要依靠个人。这样就能保证整个团队的信息能高度同步,需求完成进度高效。这一系列的工作流程交付于软件,即可拆分成远程视频会议(交流沟通类)、文稿和统计协同(需求文档,表格相关)、共享日历和流程管理(项目推进)以及提交日报(总结复盘)这几个部分。

那么市面上有哪些软件可以选择?

1. 交流类

微信/QQ/钉钉,这些IM软件自带了语音和视频功能,对于几人内部团队沟通而言足够用,但如果人数增多,还是建议选择2B类的视频会议系统。

toB视频会议系统:全时、Zoom、亿联云视讯、小鱼易联等等。

2. 文档表格类

石墨文档/腾讯文档,这两款软件功能足够丰富,也支持在不同的通讯工具内进行分享和在线修改;此外,Quip也是不错选择,缺点在于免费版仅支持五名用户共享。当然,订阅版office365功能更加强大。

可选工具:石墨文档、腾讯文档、office365、WPS、Quip。

3. 共享日历和项目管理

日历共享的余地非常大,但集成项目甘特图(显示项目进度和时间的一种条状图)的软件较为稀少。有过项目管理经验的读者或许能明白甘特图对于项目管理的好处。
甘特图示意

甘特图示意

可选工具:Teambition、Worktile、tower、泛微等等。当然office365的邮件和日程管理确实好用。

4. 总结复盘

实际上,以上提到的大多数项目管理软件已经集成了日报功能,所以这里不做重复推荐。

当然,除了以上笔者提到的这些软件之外,也还有类似于钉钉、飞书这种集大成软件——它们甚至囊括了诸如智能人事、云存储、财务审批以及最近上线的健康打卡等等功能。

此外,对于大多数互联网公司而言,它们还涉及到产品设计协作,代码协作等等方向更细分方向。目前也有这一类的SaaS解决方案,比如可以用作代码共享的GitHub和GitLab,设计师和产品经理用来共享产品demo和原图的InVision和蓝湖(关于蓝湖)等等……这些更细分的领域,或许不同团队早已经有了协作的方案,笔者就不做过多推荐。

总结:远程办公可能还未成为主流,但是必备能力

这一次的疫情,对于大多数中小型企业而言,在营收层面上一定会造成严重的影响。不过,这也是对于团队组织能力和协同能力的一次考验,未来面对类似的情况,也能做到从容不迫。

它对于远程协作行业而言,有一定的推动作用。毕竟疫情会终会过去,但这期间内这些企业积累的爆发式需求处理经验不会消失。疫情会影响未来企业对于远程协作办公需求的考量,但它不会成为左右企业做出抉择的重要因素。笔者不认为这会成为下一个风口,资本寒冬是原因其一,行业头部企业早就已经出现。这充其量是对行业内企业服务能力的一次考验。

对于疫情之下,远程办公的我们而言,这也是一次能力的考量:如何调整自身的状态,应对不同的工作环境,将工作与生活平衡。更重要的是,它给予了我们审视自己职业和发展的时间。(本文首发钛媒体,作者/唐植潇)

敬原创,有钛度,得赞赏

”支持原创,赞赏一下“
百灵鸟 钛粉58360 钛粉39859 钛粉58105 钛粉39889 钛粉39577
82人已赞赏 >
82换成打赏总人数82人赞赏钛媒体文章
关闭弹窗

挺钛度,加点码!

  • ¥ 5
  • ¥ 10
  • ¥ 20
  • ¥ 50
  • ¥ 100

支付方式

确认支付
关闭弹窗

支付

支付金额:¥6

关闭弹窗
sussess

赞赏金额:¥ 6

赞赏时间:2020.02.11 17:32

关闭弹窗 关闭弹窗

更多精彩内容,关注钛媒体微信号(ID:taimeiti),或者下载钛媒体App

本文系钛媒体原创,未经授权不得使用,如需获取转载授权,请点击这里
分享到:

第一时间获取TMT行业新鲜资讯和深度商业分析,请在微信公众账号中搜索「钛媒体」或者「taimeiti」,或用手机扫描左方二维码,即可获得钛媒体每日精华内容推送和最优搜索体验,并参与编辑活动。

糖直销_Orz
糖直销_Orz

关注硬件和前沿技术,约稿爆料请联系 zhixiaotang@tmtpost.com

评论(0

Oh! no

您是否确认要删除该条评论吗?

分享到微信朋友圈