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飞书分享:一站式协作与管理数字化,助力央国企最佳实践 | 2022全球数字价值峰会

秦聪慧

秦聪慧

· 2022.09.29 09:30

为组织提效,飞书专为央国企打造了“1234”四个模块组成的整体信息化架构。

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飞书分享:一站式协作与管理数字化,助力央国企最佳实践 | 2022全球数字价值峰会

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飞书

李悦在2022全球数字价值峰会

脱胎于字节跳动的飞书,是否也适合央国企?

9月17日,在2022数字价值峰会(北京站)重点行业智能制造与集团数字化管控高峰论坛上,北京飞书科技有限公司北方区负责人李悦介绍了飞书在央国企客户上的最佳实践。

李悦介绍,飞书脱胎于字节跳动效率工程部门,成立的初衷就是帮助字节跳动这家快速成长的公司解决内部部门墙之间的效率问题。自2017年在内部上线以来,直至2019年飞书正式商业化,飞书经过了字节跳动内部复杂场景的不断打磨。

“字节跳动内部,已经完全可以靠飞书解决组织内部所有的跟组织管理、组织绩效相关的业务问题了。”李悦说。

飞书央国企架构

随后,李悦也介绍了飞书助力央国企数字化转型的“1234”信息化架构,“1234”分别指的是:

1个平台。一站式协作管理数字化平台,可以通过飞书这一个信息化底座去打通多个信息孤岛、打通整合组织信息化的各个业务系统;

2个底座。安全底座和服务底座,从安全和运营体系上,为央国企提供零信任等原厂服务;

3个统一。流程统一、数据统一、身份统一;

4个中心。沟通中心、会议中心、知识中心和服务中心。

效果是,借助“1234”架构,飞书帮助某地方期货交易所打造了一套融合办公、日常安全、信息分享等问题的底座平台;帮助华润数科共同打造润工作3.0版本,作为新一代数字化协同办公产品,润工作3.0服务华润集团超过37万员工,是贴合华润集团需求的大型高效协作平台,既为华润集团内部员工提供数字化转型服务,构建数字化组织能力,在多个方面实现了组织效率的提升,也为集团外部市场输出具有华润特色的数字化转型解决方案。

以下为李悦演讲全文,略经钛媒体App编辑整理:

各位尊敬的领导、嘉宾,大家下午好,我是来自飞书团队的李悦,今天我下午跟大家分享的主题是:组织数字化——缩小不确定性边界。我今天的分享是想从如何帮助组织在沟通协同方面去做降本增效这个维度来介绍飞书,介绍飞书在国央企领域的一些实践和心得。

字节跳动的最佳实践

字节跳动是一家非常年轻的公司,相信大家都听说过它的名字,当然它是以一个C端信息分发的应用起家的公司,但是实际上字节跳动最近几年在ToB领域也有很好的发展,飞书团队其实就是字节跳动内部自己孵化出来并且对外赋能的这样一个B端产品。

在整个字节跳动内部,我们是在2014年左右成立了一个叫效率工程部门,这个部门的成立解决的唯一一个问题,就是帮助字节跳动去解决发展过程中出现的内部部门墙问题,去解决字节跳动内部的组织效率问题。

成立之初我们的目标是以字节跳动为实验对象,以敏捷为理念,学习优秀企业的实践,开发改变现代企业机构交流沟通和业务开展效率的工具系统,这是我们建立这个系统最初的目标。

围绕这个目标我们也在不断地迭代组织内部协同办公领域的生产实践。很早的时候,我们在2012年就在用Skype这样的产品去做字节跳动内部的组织协同。之后我们也用过微信企业号,也用过钉钉,当年我们也是钉钉在国内市场最大的企业客户。随着使用的过程不断加深,也随着字节跳动自己组织的改变、成长,人员的扩充,我们发现可能我们更需要一个更敏捷、更符合字节跳动发展诉求的这样一款协同办公产品。

于是,效率协同部门牵头,2016组建了飞书团队,2017年整个字节跳动上线了飞书这款产品作为整个公司协同办公的基座平台。

2017年到2019年这三年,飞书在内部不断打磨,在内部组织使用的过程中优化这款产品的价值。2019年以后我们觉得这款产品在字节跳动内部已经体现了非常好的价值,并且帮助字节跳动在这几年形成了跨越式的发展。我们认为已经到了让这款产品走向市场帮助更多的先进企业去提升自己组织内部效率问题。所以2019年我们将飞书商业化,这几年我们也逐渐将飞书打造成了一个围绕“人”和“事”两个维度进行组织提效的基础协同办公平台产品。

现在大家看到这些原型的功能组件就是我们围绕人和事两个大的模块开发出来的在飞书上跑的原生产品平台。字节跳动内部我们已经完全可以靠飞书解决组织内部所有的跟组织管理、组织绩效相关的业务功能了。

伴随整个飞书的成长,我们也支撑了字节跳动近年来的快速发展。可以说,飞书在整个字节跳动快速发展过程中,扮演了一个非常重要的角色。

央国企如何飞书

今天也想跟大家分享一下飞书商业化过程中的一些心得,也结合我们服务国央企客户过程中总结到的一些体会,跟大家做一个汇报。

这个LOGO墙是我们这三年服务的一些各行各业的一些先进企业,不乏一些头部的国央企客户,大客户里面像华润这样的客户,37万人都在飞书上进行协同办公。我们也服务了三一、万达这样体量规模的客户,我们也总结了一些飞书在这类客户中的价值。后面我会通过几个维度去跟大家分享一下飞书是如何为这样的组织提供降本增效的价值的。

今天长话短说,我们会直接用“1234”四个模块组成的飞书整体信息化架构为组织提效。“1234”分别指的是:

1个平台,一站式协作管理数字化平台;

2个底座,安全底座和服务底座;

3个统一,流程统一、数据统一、身份统一;

4个中心,沟通中心、会议中心、知识中心和服务中心。

先来说四个中心。

首先是沟通中心和会议中心。在过去沟通的基础上我们更多是利用微信或者是QQ这样类型的协同产品去解决零散的沟通。它带来的问题是信息的混杂、信息的泄密,大量无效信息的刷屏和文件信息传递的滞后。而在飞书平台上,我们打造了一个既高效又安全、清晰可控的信息沟通渠道。在飞书的平台上,我们希望能够帮助大家将信息有效地归类,让大量噪音信息减少。我们内部有一个词叫提升“信噪比”,就是尽可能多地提供信息量,而降低噪声。

以汇报这个场景为例。过去的汇报,尤其是国央企,更多会采用PPT向领导和有关部门汇报。但是这里面有一个问题在于,PPT做得越漂亮、结构越精巧可能传递的信息量就越有限。所以在字节跳动内部实践和国央企实践过程中,我们发现PPT汇报这个场景完全可以用一些线上会议、线上文档的形式做一个提效改革。

其实并不是说所有的会议都需要用一个非常正式的PPT模式进行汇报,很多日常的协同办公的会议,我们完全可以用一个线上文档的方式将所有的信息归入一个可编辑的、所有人并行阅读的一个会议体系里面。在会议中我们可以通过阅读的方式了解会议里面各项详细的信息,并且通过右侧评论的方式将我们想去沟通的内容离线评论在右侧。通过这种方式我们可以将会议信息量充满,将会议里面落下来的知识体系有效形成文字放在文档里做日后的流转和二次使用。

然后是知识中心。我们日常办公中一定会产生大量的需要协同的知识传递,在过去的习惯中,这种知识传递往往是从一个人的电脑、一个人的Word文档转移到另一个人或者几个人的Word和个人电脑,这个知识很难在组织里面沉淀下来二次利用。飞书帮助了国央企组织打造了这样一个知识中心体系,我们通过自己的知识管理系统,通过自己的易于创作、易于沉淀、易于连接、便于赋能的这样一种知识管理体系和产品设计理念,将我们大大小小的知识信息,零零散散的知识信息沉淀在飞书的知识管理体系上面。通过飞书易于分享和传播的理念将这些知识分享出去二次利用,让它产生二次价值。

旭辉集团也是利用飞书的知识管理体系打造了自己的数字博物馆,这个概念也是蛮新的,但是实际上他是将自己组织内部需要沉淀的体系不断地沉淀在自己线上的信息体系里面,形成一个树状可分享的、结构化的数字博物馆。

最后是服务中心,日常在央国企的协同办公中,实际上有大量的人力物力时间是花费在不断去重复解答那种规模化、高频次的一些问题里面去。比如说我们有大量的人事问题、行政问题、IT基础问题是需要不断由各个部门的行政办公人员去做线上解答或者是线下沟通。这种问题反复地出现实际上是影响了高级人员他们的一些时间的,如果我们能将这些时间节省下来,无疑对于我们整个组织的提效和降本是非常有帮助的。所以我们的实践是通过飞书的服务台和一系列的像飞书百科这样的知识管理工具,将这些常见的高频次的问题固化下来形成知识文档,通过我们智能化的服务台去应答组织内部常见的问题。

通过我们的实践我们发现,在字节跳动内部包括在像华润集团这样一些国央企,服务台可以拦截大概85%以上的常见问题,也就是说只有10%的问题是需要工作人员线下解答的。这样一个提效是非常显著地帮助组织来降低了成本

在中国移动有一个中移国际这样一个团队,他们将自己的服务台起了一个名字叫Lucy。通过Lucy这个日常协助组织内部去解答问题的产品,可以节省人工咨询8000分钟,工单满意度提升到了91.9%,机器人的拦截率达到了86%。这样一个形式极大地提升了员工在日常办公协同中的体感,帮助整个组织提升了效率。

疫情期间,在字节跳动内部,我们通过飞书平台可以便捷地联络到全球10几万的员工,向他们推送疫情防护的信息和相关政策,帮助全球员工更好在各个疫情区域工作正常开展。

再来说“三个统一”。

首先是流程统一。我们可以将不同的业务孤岛中,需要做审批的这些系统都统一归纳在一个信息平台上去做信息的汇集。这个能力对于我们很多中高级领导者是非常管用的,他们无需在自己的PC门户或者是各个业务系统中反复跳转登录,完全可以在飞书、手机端、平板端或者是Pad端上去进行日常的审批。我们也可以通过这样的审批来解决大量的信息找不到或者是信息在审批上卡点推不下去这样一些常见的信息审批的问题。

第二是数据的统一。飞书的价值是可以将各个维度基层的信息通过飞书开放平台的方式汇集在飞书的数据分享中心,并且通过飞书的多维表格轻型零代码的数据库能力进行优化展示,帮助我们高级管理者掌握从基层全局各个维度信息的数据,形成一屏的管理驾驶舱。

第三是身份的统一。这个身份的统一不只是我们常指的身份管理和身份管理系统统一打通身份。更多是飞书内部可以通过飞书的系统掌握组织人员各个维度的身份信息,包括他过往的绩效、公司内部发展的历程、当前业务部门所担任的职责,便于我们更好地在一个庞大的组织架构、比较复杂的组织中快速识别出高级人才。

然后是两个底座,安全和运营。

先说安全。国央企企业安全一定是信息化系统建设的重中之重,所以在飞书的实践中我们也可以打造四个维度的安全体系。飞书现在可以支持包括信创环境下私有化部署等三种不同的部署模式,帮助组织选择更符合自己组织要求的这样一个信息化的部署形态。我们也提供了一个零信任连接的概念,确保链路这一块的信息安全。

在数据维度上,飞书也组织了事前、事中、事后数据保护的全生命周期体系,包括数据识别、数据保护、数据监测。大家也经常会得到各方面的信息说,某某公司又出现了信息泄露或者说数据被攻破的情况,但是飞书⼀直都把⽤户业务和数据安全保护列为最⾼优先级⼯作。我们拥有专职安全团队,同时飞书也是国内获得权威合规资质最多的企业办公协作平台之一,也获得了很多国内等保三、可信云等认证。这方面我们飞书是非常有信心的,可以帮助国央企打造一个非常安全的信息化体系。包括信息制度和风险运维方面,飞书也可以为央国企提供这方面的助力。

然后是运营服务。飞书可以提供贴身的客户效能顾问以及数字化融合团队等四个团队的服务体系。这些服务都是原厂提供的,希望能通过原厂服务能力帮助央国企解决日常运营和运维问题。

最后说平台。

一站式协作管理数字化平台的作用是,可以通过飞书这一个信息化底座去打通多个信息孤岛、打通整合组织信息化的各个业务系统。在字节跳动内部我们不太需要安装其他的业务系统,飞书就是整个字节跳动的ERP产品。我们在给华润打造润工作3.0产品的时候,也是把这个产品变成了华润集团信息化的底座。当然在为央国企服务的时候我们也可以量身为央国企组织去打造属于央国企自己的可定制的信息化产品,每一个产品落在央国企的组织内部都将变成属于央国企自己的产品形态。

飞书现在还提供包括28个组件1700多个接口开放平台的能力,通过这样一个开放平台的能力可以有效地对接我们组织内部其他的业务系统,通过飞书原子化的对接能力,将其他系统跟飞书融合在一起,在飞书上可以看到其他业务系统的各项数据,并且基于这些数据做深一步的业务协同。

最后我举个跟国央企合作的例子,某地方期货交易所,我们为他们内部解决的问题是,通过飞书打造了一个融合办公、日常安全、信息分享等问题的底座平台。

用一句话结束我今天的分享,飞书包括字节跳动,希望用一些高效的工具帮助我们的组织落实管理的创新,通过渐进式的方式助力央国企的数字化转型。

今天我的分享就到这里,谢谢大家!

本文系作者秦聪慧授权钛媒体发表,并经钛媒体编辑,转载请注明出处、作者和本文链接
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