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“猪队友”飞书 | 钛媒体深度

新希望来了个闫希望,他要帮着十万人用飞书。

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飞书有个名叫“闫希望”的员工,这个外号是客户起的。

“希望”取自新希望集团的“希望”。以养猪、养鸭、养鸡等养殖业为核心产业的新希望集团,在2020年下半年成为了飞书的客户。而作为客户的专属效能顾问,真名为闫越风的闫希望没少研究“猪”。

他从一个单纯的猪肉消费者,变成飞书最懂“养猪”的闫希望。

新希望来了个闫希望

新希望集团用飞书,还要溯源到2020年下半年的亚布力中国企业家论坛。

彼时,“亚布力中国企业家论坛”轮值主席、新希望集团董事长刘永好与飞书CEO谢欣有了一个短暂的会面。

受到谢欣的推介,新希望集团抱着试一试的态度,接受了飞书先来提供试用服务的建议,让飞书的企业效能顾问这样一个角色成为新希望集团的常驻员工。

客户不是一开始就叫闫越风“闫希望”的。

对于闫希望来说,客户给他起的这个名字,实际上是在不断合作过后,一种信任的赋予。但是信任,并不是天然存在的。

而服务这样一个搞实业的、人员规模超10万人的项目,闫希望还是第一次。

以养殖业起家的新希望集团,40年来已经建立起了从饲料、屠宰、养殖、深加工,再到零售快消品的中国最大农牧食品全产业链体系,饲料厂、屠宰厂、养殖场等多元化一线组织的管理在新希望集团占比最大。

这使得新希望集团必然是一个非扁平化的金字塔型组织。

“每下达一条命令,通过层层的减弱传递到最后一公里的时候,其实它是会变形的。”新希望集团董事、新希望六和董事长刘畅曾这样描述新希望集团的难。

新手闫希望能帮助新希望集团解决这个最棘手的问题吗?

虽然心里打鼓,但闫希望也是不怕的,“放手去干吧。”整个团队都在帮助、鼓励闫希望。

新希望集团小范围试用飞书的那一个多月,死磕新希望集团的新手闫希望,不仅为新希望集团连续做了一周的飞书培训,而且还找每个试用者谈了话,算是前期需求调研。此后,为了保证万无一失,他还翻了其他同事在所有大型客户项目上的经验,为新希望集团做了六七套项目实施方案。

可能是在那个阶段,客户对闫希望有了一个条件反射:飞书有问题,找闫希望

“新希望集团有600多家分公司分布在全国各地,我现在接到一些陌生电话,一看是外地号码,一定是新希望打来的。”闫希望说。

新希望集团正式决定全员上飞书之前,曾给飞书出了一道“考题”:保障董事会线上会议顺利举行。闫希望带着飞书的音视频会议团队既对主会场进行了专业设备的布置,还在线上全程做好保障工作。最后功夫不负有心人,这场参会人遍布全国的会议顺利落下帷幕。

但是,比起后续要面临的挑战,这道考题对闫希望来说其实不算难。

试用期过半,也许是比较漂亮地完成了类似的小考题并且内部试用效果也得到不少好评,新希望集团决定进一步了解飞书。

在后来的一段时间,由刘畅带队,新希望集团考察了两家飞书标杆客户,一个是小米,一个是物美。

在刘畅看来,小米和物美是两种完全不同的企业代表,但其在组织管理上所涉及的场景可以完美契合新希望现在以及未来可能会遇到的问题:小米是互联网企业,主要场景包含产品生产到触达消费者这样一个整个供应链的操作;物美则是传统的渠道型企业,人力资源结构具有非常大的独特性

两个公司考察下来,飞书成为了新希望集团组织数字化管理升级的重点项目。新希望集团和飞书,成为了并肩在企业提效这条道路上作战的队友。

2021年春节过后,这张入场券以红头文件的形式下发到了新希望的600多家分公司。

红头文件里,正式宣布了旨在推广飞书的“飞跃计划”开始实施。为了“飞跃计划”的顺利执行,新希望集团还专门成立了内部推进该计划的“小飞队”。闫希望和小飞队第一阶段的首要目标,是要在两个月内完成10万人的激活上线。

这听起来就是一个难度重重的目标,但是闫希望和飞书团队必须迎难而上。

38天,10万人上飞书

闫希望首先要做的,是把最基础的工作做完满。

伴随邮箱、日历、在线会议、云文档等基础功能的迁移,以及小飞队对飞书的日常运营和推广,新希望集团的飞书门户用了两周时间就达到了3-4万的基础活跃量。

虽然做了万全准备,但超10万一线员工的激活最终还是遭遇了瓶颈——在激活量分别达到4万、6万之后,增长出现了两次明显的放缓。

按照这一趋势,两个月内激活10万用户的目标有夭折风险。

如何深入触达更多的一线员工?

面对这一问题,闫希望和小飞队,迅速行动了起来。这其中,小飞队这一组织为飞书在新希望集团的顺利落地起到了“发动机”作用。

“像新希望这样一个金字塔组织,员工分布在成都、北京、青岛等很多地方,甚至有些在海外,一个工具的落地不是大家在一个地方开个会就能当场实现全员激活。”所以即便红头文件发下去了,一线员工有没有下载,愿不愿意下载,喜不喜欢使用这些都是未知。

作为小飞队的队长,90后成都女孩李美冬和她的团队特别了解应该有一些具体的措施让大家与飞书产生连接。复盘之后,小飞队与闫希望达成一致,认为这其中可能需要一些仪式感的活动来让大家进一步认识飞书。

他们决定在成都总部策划一场大型的地推活动。闫希望专门从北京飞到了成都,创意讨论了一轮又一轮,最终的设计是,把飞书的功能设计进现场的游戏里。只要走进活动会场,就可以飞书扫码参与各种有奖问答,还可以用文档功能下五子棋,实时的感想还可以在话题群里吐槽。

新希望集团飞书地推现场

新希望集团飞书地推现场

集中式的现场地推效果显著,由于地推选择的新希望成都园区是新希望集团的双总部之一,新希望集团的乳业、地产、物业等业务子版块都集中在这一园区,活动结束之后,伴随一线员工对飞书的逐渐认识和接纳,飞书激活量突破6万。

但是紧接着,“基础功能推完,没有新功能上线,激活量增长又有了一个自然下降”。

小飞队也意识到,类似地推这种吸引大家去关注和下载的方式确实能够比较直接地提升激活量,但是只有让飞书中的业务流程能够与一线员工产生真正的关联,飞书才是有价值的工具。

为此,小飞队的成员也与闫希望等飞书团队一起到成都、北京、青岛等地的各个板块进行了线下面对面的深入沟通,了解各个业务子版块在业务、组织管理中的痛点。

在一对一沟通过程中,此前试用期间调研发现的数字化系统较为分散的痛点再次成为关注焦点。“各个部门在工作中,多套OA等穿插使用,那么是不是有可能把这些集成到飞书上,减少软件跳转,用一个入口解决尽可能多的问题。”闫希望分析,“如果飞书能够解决这些问题,那大家自己就会习惯用飞书。”

但这一方案提出来之后,压力直接给到了飞书研发团队——在飞书上集成多套OA,也就意味着多套OA数据要同步到飞书,而新希望集团13.5万员工产生的审批量达到了惊人的80万条/日(含群待办)。为了保证数据同步之后,历史数据以及未审批数据的完整,要先行同步新希望集团近3年的不同子公司的OA系统数据。不仅如此,由于新希望集团还涉及到上下游供应商的诸多合作,所以在进行多套OA数据同步时,也包含了一部分的供应商数据的同步。

一方面是数据量大,另一方面是数据同步不能耽误白天办公的正常进行,所以这就要数据同步工作必须要在晚上完成。闫希望回忆,那段时间,产研团队基本都要从晚上10点多开始,工作到凌晨两三点。

集成之后随之又产生了另一个问题,由于新希望集团分子公司较多,在飞书成为新希望集团的唯一且最大工作入口之后,人员跨公司的数据流转也越来越多地留存在飞书。“这个时候会产生比较多的脏数据,我们的产研团队专门派人定期为新希望集团进行数据运维。”

让闫希望比较感动的不仅是飞书产研团队给予了最大程度的支持,新希望集团的技术人员也非常配合。“他们已经在主动使用飞书的开放平台,自主创建应用,比如后期制作的飞书活跃榜,就是他们利用飞书开放平台搭建起来的。”

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新希望集团自主搭建的“飞书活跃榜”成果

最终的结果是,飞书不但成为新希望集团的首个承载超10万员工的线上最完整通讯录,也成为了新希望集团集成应用最多的工作操作系统。

数据显示,截至2021年底,新希望集团已经拥有596个飞书平台应用,自己建立应用438个。更具体一点,2021年全年,新希望集团用飞书开了40万场线上会议。

“以前找文件,从一个子公司到另一个子公司需要翻很多重山,就像一个盘山公路。现在我们通过飞书,可以非常快速、直接地能够到达。就像是给信息搭了一个高速公路。”正如刘畅在飞书春季无限未来大会里的演讲所说一样,飞书让信息在庞大的新希望集团里顺畅地流转起来。

成为“猪队友”

随着合作深入,新希望集团对飞书的应用逐渐向产业延伸。

飞书和闫希望也成了名副其实的“猪队友”。

特别是作为一个完完全全的互联网人,闫希望也开始主动了解猪的市场行情,了解猪场养殖,以及一些外行人可能不太了解的猪场冷知识,他也以此为契机专门去过一些养猪的牧园。

耳濡目染地,闫希望竟然可以去跟同事们分析,为什么猪的价格现在是这样的,如果猪市场下行,养猪场可能会采取什么样的措施等等。对于猪场生物安全,闫希望也是侃侃而谈:“你可能不知道,去一趟新希望猪场,提前一天不能吃猪肉,并且进入猪场前,需要经过不同关口,这个过程要洗两次澡。原因是,猪身上容易有寄生虫,这些寄生虫/细菌可能对人形不成威胁,但是对于猪来说,很有可能就是致命的。”

真实地了解猪宝宝的生活,才能知道如何去改善、优化它们的成长环境。

作为新希望集团核心业务板块,在全国拥有200多个猪场的新希望六和猪产业BU自然也深知其中的道理。所以,他们很早就已经开始往数字化、智能化方向发展。刘畅曾在接受媒体采访时表达过对于猪场数字化的重视:“一旦猪场停电,那晚上猪舍里面就不能恒温,可能就会死很多猪,损失很多资产,所以这些事情都是需要跨越时间、跨越空间去做到的。”

而近两年,受疫情影响,人为“跨越空间”去进行猪场的管理升级已经越来越难。

“因为项目的原因,有段时间经常去新希望办公,看到有工作人员在用飞书视频会议,对面摄像头对着的是猪场。”闫希望谈起一次偶然经历。原来这位新希望员工属于生物安全督查办公室,正在进行猪场每月一次的点检。在疫情之前,这类点检可能需要出差到猪场督查,但是因为疫情原因没办法跨越空间去到线下,而猪场生物安全又不能暂停,所以就有了闫希望看到的视频点检的一幕。

闫希望灵机一动:这个场景是不是可以用视频会议之外的更好的工具来解决?

他发现,新希望集团的传统点检体系还在用纸质表格收集数据,不仅需要手动誊写,而且数据、照片也需要层层汇总。生物安全督查办公室每月下达的点检红头文件需要经过纵队-战区-猪场三级才能通知到位。而如果用飞书多维表格的进行信息收集,生物安全督查办公室下达的电子指令其实可以直接以机器人的形式传达到猪场,信息的层层汇总也会演变为:只需要猪场按照指定表格模板填报一次就可以实时反馈给生物安全督察办公室。

通过飞书这一套流程,猪产业BU精简掉了纸质表格等数据的层层收集,整体流程耗时明显减少、效率得到有效提升——由原来一个月只做一次点检,现在可以实现一个月两次点检。

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飞书多维表格在新希望六和猪产业BU的落地,也给其他业务提供了新思路。这也就有了后来在新希望集团门户上线的供600家子公司进行人才交互的“活水计划”。

“‘活水计划’的雏形,是新希望合伙人平台提出了一个需求,他们想要有一个可以从其他新希望子公司进行人才交互的渠道。”闫希望说道,“但是对于飞书来说,同样是利用多维表格,为一个子公司开发一个活水计划小应用,和为新希望整个集团开发一个‘活水计划’小应用,在工作量上其实没有差别。”

闫希望再次发挥了“闫希望”的功能,他这个举一反三的思路得到了新希望集团董办的一致认同。

据李美冬描述,新希望集团的“活水计划”参考了多家大型互联网公司的内部人才流动方案,最终上线的版本得到了新希望人的高度欢迎。

“一开始我还设定了一个Plan B,想着如果‘活水计划’没有被很好地利用起来,集团没有人积极转岗,那小飞队下一步应该采取什么行动。”但出乎李美冬的意料,“活水计划”竟然成了小飞队最省心的应用。“平台建好了之后,不用特别去运营,很多同事自己就进来看了,已经实现了自运转。”

成为“猪队友”之后的飞书,越来越能够深入实业,做实事

2021年的最后一天,在飞跃计划执行将近一年之际,新希望集团首席数字官发起了一项“新希望‘飞跃计划’代言人招募”活动,在飞跃计划线上答谢会上,这些一线岗位上的代言人成为了年度讲者分享了他们与飞书的故事。他们的岗位千差万别,有的是秘书,有的是兽医,甚至也有在新希望集团工作了近三十年的档案工作者。一位猪舍保育员每天都把自己拍摄的猪宝宝照片上传到飞书的公司圈和话题群里,同事们的点赞让她获得了极大的满足感。

线上答谢会并不代表着飞跃计划的结束,相反,它宣布了飞跃计划将从1.0升级到2.0。闫希望还将在新希望集团继续他的故事。每一周,他都会准时出现在他位于新希望集团的工位上。每当新希望集团员工使用飞书出现问题,他们都会想,去找闫希望吧。

(本文首发钛媒体App 作者 | 秦聪慧,编辑 | 盖虹达)

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