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为解决电子邮件“杀时间”的短板,巨头们做了哪些努力?

摘要: 电邮顽疾很多,但最大的短板或许在于过于消耗时间。


图片来源:视觉中国

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随着人口红利的过去,今天的互联网巨头崇尚产品的杀时间属性,占用时间越长,意味着产品价值越大。但有一种产品“杀时间”成了它的短板,从产品开发者到用户都不希望它过于杀时间。你们想的没错,我说的是电子邮件。

电邮顽疾很多,但最大的短板或许在于过于消耗时间

许多职场人士或许有一种感受,每天的工作时间会被各种接收到的邮件打断,邮件多的人容易产生隔几分钟就去Check一下收件箱的惯性动作,确认下是否有新邮件。因此,许多人被迫的处于不断接收邮件、发送邮件的死循环之中,大量时间被消耗其中。

简单计算一下,假设一天只看100次收件箱,一次花上两分钟的话,三个小时就花在了收件箱上。但对于许多职场人士而言,花在邮箱上的时间或许远不止。华盛顿邮报曾指出,许多人在被成堆的电子邮件淹没之后,无奈的选择了删除他们所有的旧邮件。也因此有人吐槽人生太短,邮箱太满。所以,即使今天的电子邮件在不断突破过去的局限与问题,但它依然存在一个最大的短板——杀时间。

数据显示,每年发出去的工作邮件仍高达1000亿,且以10%的速度在增长。法国心理学家法比恩·马西(Fabien Mathy)通过总结却发现,自己一年内在工作时用来阅读、书写和归类电子邮件的时间至少达到600小时。换算下来,相当于6、7、8三个月份每天花8个小时处理电子邮件。马西称,我们已经不能像以前那样腾出四分之三的时间处理一个项目。

在法国,这种压在职场人士头上的“随时在线”的状态居然引起了政府的重视,此前法国政府还颁布了一项法律,为该国职场人士赋予"断网权",对抗因为科技发展而兴起的"随时在线"的职场文化。

面对电邮过载杀时间,邮件巨头们都在如何改进?

手势操作、移动化商务办公方向迭代成为基础能力

为了改善邮件杀时间的特性,巨头们也操碎了心。在今天,电子邮箱向移动化商务办公方向迭代,提高碎片化时间高效处理邮件的能力。曾经被Dropbox一亿美元收购的移动电子邮件客户端Mailbox给电子邮件带来了很强的手势操作功能。后来“手势滑动来将邮件存档或是删除”成为了邮件应用必备的标准功能,Google’s Inbox、 Microsoft Outlook、Yahoo Mail,这些巨头旗下的电子邮件应用均概莫能外。

这样一来,用户能够随时随地处理邮件,无需受到文件夹及邮件管理的约束,将一封封电子邮件作为一个个任务,从处理动作到处理时间安排都极具效率。通过移动化与手势操作简化来破局电邮过载、杀时间的难题。虽然这是一种思路,且已经成为标配,但它只是一种基础能力,没有涉及到邮件的管理与优化层面。

特权邮件与数据化管理

如何从简化操作的基础上,通过对繁杂的邮件管理本身做出优化逐步提上巨头们的议程。其实,早在2011年的时候,Google开发了一套系统,用户可以通过这套系统快速找出重要邮件并放在屏幕最上方,这种邮件也被称之为特权邮件。这样一来,用户可以优先处理这些重要邮件,而不是像过去一样大海里捞针般寻找它们。

但是哪些邮件是重要的,需要有判定标准,谷歌通过数据化的思路来破局,在此基础上进一步升级,推出Gmail Metrics。Gmail Metrics可以基于数百个数据点和可定制化的视觉功能,为用户提供了可视化的数据分析工具,用户可以通过这套系统了解自己的邮箱使用情况,对收发邮件数量、分时段邮件流量、响应时间与回复字数进行统计。

这套数据分析工具可以让用户梳理出哪些邮件可能对自己来说是重要的,可以做到回头去优先处理。可以说,谷歌通过特权邮件设计与数据化分析工具管理机制,将用户筛选重要邮件的效率大大提升了。

高效的邮箱整理能力,能否化解职场邮件办公痛点?

但智能数据化筛选重要邮件虽然是一大进步,但还不够,因为大量普通邮件的管理与优化同样重要,想象一下你打开工作邮件第一眼映入眼帘的是密密麻麻的已读和未读列表,找邮件可能是办公效率低下的重要一环。因此,当前多数厂商主要还是通过邮件整理、聚合的思路让让邮件更加易于管理。
谷歌早前有个邮件产品叫Inbox,它可以通过识别邮件中的关键词,将邮件自动归类,比如可以抓取优惠等关键词归入促销类别,这是一种邮件智能化识别、并自动聚合归类的方式来整理邮件,节省用户时间。

另一个国外电邮厂商是Knowmail,它的整理方式是把邮件自动分类为 “紧急” 、“重要”以及其他的分类,并根据用户的个人情况为其推送真正有用的消息。

谷歌Inbox与Knowmail都是通过聚合,归类的思路来整理繁杂的邮件,但是它纯粹的自动化思路可能存在一定的局限,即机器主导而非用户主导,很难做到归类的精准性与时效性。另一种整理归类是筛选器模式,以Outlook横扫企业电子邮件市场的微软后来发布的Clutter功能扮演着智能邮件筛选器的角色,能利用Office Graph的处理引擎来学习和决定邮件的优先级别,能够根据邮件的重要程度对邮件内容进行重新排列。

而与之类似的国内网易邮箱大师的筛选思路,让用户自定义将邮件按照“发件人”或“邮件主题关键词”进行聚合分类,在聚合之外,也可以批量移动“XX主题”邮件到特定文件夹中。很多人在职场有这种体会,许多邮件是属于同一主题与性质的。比如大量同类型的周报、日常工作汇报、跨部门协调邮件;公司内宣邮件、会议记录或者内部分享材料、设计方案、与内部跨部门合作或外部合作来往邮件等,许多同一主题、部门或发件人的邮件穿插在邮件列表中,非常繁杂。错过回复,想要在邮件海洋中找回往往消耗大量时间。

所以如果按照“周报、内宣、招聘、晋级通道、内部分享、设计方案、合作”等关键词进行聚合,或者批量移动“XX主题”的邮件到特定文件夹中,或者按发件人地址(比如人力资源部,内宣部)聚合到一起,呈现在列表当中就一目了然了。

即时通讯+社交平台+电邮整合,各厂商社交化破局思路走出差异化

巨头们想到的另一种办法是从邮件的沟通效率入手来化解邮件杀时间的短板。如何提升处理邮件的效率呢,邮件社交化正在成为各大电邮巨头正在尝试的路径。

社交类网站Facebook已经推出现代通信系统,想让手机短信、即时消息、Email和Facebook消息等多种通讯手段进行无缝整合。这样一来,用户可以通过将即时通信、社交平台、邮件三位一体,实现移动办公,通过闲暇社交的碎片化时间间隙也能处理邮件,不错过任何邮件。

但弊端也很明显,就是社交平台也成为了邮件接收入口,这意味着邮件随时在线的状态时刻会破坏用户的生活闲暇时间,让工作邮件随时在线,模糊工作与家庭生活的界限,高效办公不意味着要让工作挤占生活的空间。

早前网易邮件大师也推出了邮箱建群的功能,即为多个团队成员创建一个邮箱地址,对外公布一个邮箱地址,只需要一个邮件地址就行了。这种群通讯社交的好处是封闭在工作小圈子内,项目邮件全组同步,处理效率得以提升。

另外再看Front。成立于2013年总部位于旧金山的Front 是一款专注客户沟通与团队收件箱管理的协同服务。Front的一大特点是提供了收件箱共享功能,所谓共享就是作为任务来源的团队成员收件箱可整合到一个池子,然后在Front按照策略进行任务分派。它还将邮件、短信以及 Twitter 三种沟通渠道整合在一起,也是一种社交化思路,管理者可以按照不同的标签将渠道分类,与客户之间的沟通都可以在软件里完成。

它的创新之处在于,与客户之间的对话记录有了一个很好的共享方式,将客户对话进行多个维度的管理,避免重复沟通消耗,也就是说一次沟通之后不再需要通过邮件转发给其他人,邮件来往的时间成本消耗就可以免了。据悉目前已有超过1000家公司使用Front的服务。

AI智能化,让AI成为回复邮件的智能助理与私人秘书

不久前,在谷歌开发者大会上,谷歌在Gmail上推出了一项智能回复技术,即运用AI技术生成自动回复的功能Smart Compose,这项功能是基于机器学习的智能回复,而且用户能在发送回复之前对回复的内容进行编辑,以便准确地表达自己的意思。这项功能相当于让AI成为自己的邮件助理与私人秘书,给予人们一种应急方案,并节约输入文字的宝贵时间,显然能够有效提高邮件回复的工作效率,确实值得称赞。

另外,谷歌也已经开始向用户开放Web版Gmail的离线功能,可以在没有连接到网络的情况下编写、搜索、删除和归档邮件,在连接到互联网的时候同步更改,Gmail的离线功能也可以说是一大进步,这帮助用户碎片化时间以及离线等特殊情况下可以快速处理紧急邮件。

极端的解决方案:邮件付费化

美国著名程序员与风险投资家Paul Graham曾经将“解决电邮过载”认为是价值10亿的商机。他认为电子邮件之所以无孔不入,是因为它存在着一个固有的问题导致了这些邮件过载的情况——即电子邮件无法让收件人控制谁可以给他们发邮件。而且,发送邮件是免费的,如果让人们在发一封邮件之前三思,那么邮件的发送量将极大减少。

所以有国外专家认为,如果让人们花钱发送邮件,人们就不会这么频繁的发送邮件,这也解决了处理邮件过载的核心问题——自动地调整控制收件人的入站邮件信息流。当然这种方式虽然有效,但也有点天真了,毕竟为之买单的人少。因为花钱发送邮件毕竟是损已又不利人,是反人性的。

结语:

让用户花钱去发送邮件又或者是通过政府实施相关政策来斩断电邮的随时在线其实是有点懒政的思路。如何不要让收件箱吃了我们的工作时间,高效的在工作时间里完成工作才是最重要的,也是邮箱厂商正在努力的方向。

作为最古老的互联网服务之一,电子邮件诞生至今已有近40年的历史而没有被颠覆,在于邮箱在不断进化。从以上诸多邮箱厂商的做法来看,从社交化、聚合化、数据化管理、收件箱共享、向协作工具模式进化、AI智能化等方向逐步改善邮箱杀时间低效率的问题,这些破局动作均有不同的脑回路,有其可取之处,基于对当前邮箱杀时间的难题,用户显然也需要多样化的适合自己的解决方案。

因此,未来厂商互相借鉴整合各自创新之处迎合用户需求或成趋势。对于用户来说,这些微妙的变化其实是一种办公利好,最重要的学会善用这些邮箱功能、高效管理自己的时间,不做收件箱的奴隶而成为邮箱的主人,给职业生涯的高效工作带来新的可能性。

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本文系作者 王新喜 授权钛媒体发表,并经钛媒体编辑,转载请注明出处、作者和本文链接
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王新喜
王新喜

钛媒体、百度百家、腾讯、今日头条、虎嗅网等自媒体平台认证作者。2016年科技自媒体睿见之星。个人微信公众号:redianweiping

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