“散步式开会”秒杀你的会议室

摘要: 科技只是让“开会”这件事更容易,却无法促进我们的效率。曾与乔布斯共事的Nilofer女士倡导办公一族们“散步式开会”:“长久的坐椅子上盯着你的设备——这真的不该是我们浪费生命的方式。”

钛媒体注:“移动办公”已经不新鲜,可是,移动办公只是解放了空间上的束缚,移动设备的普及和便捷性,非但没有缓解白领们久坐办公的习惯,反而更加严重。电脑绑架了所有人,尤其在“开会”这件事儿上,固定时间、固定场所的围坐式会议依然是主流。

“我们这一代总是爱‘坐着’,就好比上一代人爱抽烟一样。”畅销书作家、乔布斯曾经的工作伙伴Nilofer Merchant女士在2013年最新一届TED大会演说中这样告诉观众。她正在倡导自己的“散步式会议”理念,她管这种颠覆传统的“开会”方式叫做walkntalks,给出了她的理由:

简单来说,我们一天中坐着的时间(平均9.3小时)比睡觉(平均7.7小时)还要多,而且我们居然没发现这是不健康的行为。所以与其在站立式工作台前边喝咖啡边开会,或者在敞亮的日光灯会议室会晤,我更倾向于在走路过程中进行“一对一”式会议。这种方式恰恰可以为我们找到了“保持健康”和“解决问题”之间的平衡点。

乔布斯在世的时候,也曾经喜欢和朋友“边走边聊”,很多创意和点子就是在散步的过程中诞生了。很多创业导师Nilofe将怎样说服我们学会“移动开会”?钛媒体将Nilofer发表在《连线》杂志的文章编译如下:

 

梁敏仪/钛媒译者】放弃你的会议室吧,“边走路边聊”显然就是解决之道。但我知道,这依然会引来各种各样的问题:“那你怎么做笔记呢?”“没有白板,你们怎么敲定协作的事情?”“不是还有移动电话会议吗?”“我们改进一下电话会议技术不是更好?”

有趣的是,话题立马转向了“技术”,而所有的这些质疑都不过关乎科技而已。要知道,科技只是让“开会”这件事变得更容易更方便,而并非推动它们。科技旨在连接每一个人,但更多时候它使人们相隔更远。我提倡“行走式会议”的一个原因是,只有这样才能让我们从真正意义上“连接”到我们对面的那个人。

 

你真的需要在会议中记录笔记吗?

说到这个,我真是为大家的不坦诚感到诧异了。有多少人是在会议中使用我们的移动设备来记笔记呢?我们常常是拿着设备,要么收发邮件,要么滑动屏幕刷刷微博——我们根本没有认真投入。带着设备分散注意力,就像用吃蛋糕的方式节食一样自欺欺人:它带给我们短暂的快乐,却带来长久的空虚。

正如MIT的Sherry Turkle所言,如果不是出于主动的话,科技只会让我们相隔更远。过去5年来,把科技设备带到会议室中已成为某种“惯例”,所以我不是很确定这里面究竟有多少能动性的成分。

对于一个一小时甚至短短半小时的会议,我们真的需要使用设备来记录其主要内容吗?如果需要的话,那么在行走式会议中,也存在许多简单的方法来记录要点。(“Siri?帮我记一下……”有人这样用过Siri吗?)如果我在谈话中发现某个观点真的值得一记,我更倾向于向我的会议搭档提出来(“这想法很有见地,值得记下来”),然后再在会议结束后,拿出设备或者登陆互联网做一个记录。要是我觉得忘记了某个要点,那么我会给对方发个简短的邮件或短信以求周全。不用担心,人们很容易就可以准确的想起说过的细节。

事实上,正是不使用设备才让我真正专注起来。我认为这种“注意力”才是我们现如今工作和生活时代的金钱,正如“效率”对工业时代的重要性一样,人与人的“关系”对于社交时代至关重要。行走时不携带设备,让我们保持专注力,同时也维系了人们的互动。

 

放弃会议中那些“史前”设备吧

科技旨在连接人们,但更多时候它使人们相隔更远。电子白板、会议议程,这些都是会议中常用的辅助品。但它们未必使会议更高效,而人们我的倡议也总是存在类似的疑惑。例如,行走时怎样才能记笔记?答案是:事先准备。“行走式会议”要求人们提前给对方发送会议信息。

很多人喜欢等到会议时才分享信息,导致前面的20到30分钟(甚至40分钟!)都花在介绍“背景”上。这就意味着时间更加宝贵了,一个会议室中的8个人,把黄金时间花在互传信息上,而不是提出建设性的想法或者解决问题。提前发送信息有很多显而易见的优点,包括有更多的时间做调研和酝酿主意,同时意味着你将拥有更多时间来询问大家的观点,以促进更好的讨论。或者更重要的是,它让那些天生安静或者内向型人格的与会者在会议中更有作为。

会议变得支离破碎,而各种传统的会议辅助设备就像我们的“拐杖”。行走式会议可以让我们一边走路一边谈事情,而不是仅仅依赖于那些拐杖。

其实移动设备才是我们真正“拐杖”,因为现今人们基本以电子方式联系在一起,所以移动设备已经成为会议的主体了。根据去年11月发布的一份调查报告,67%的移动设备拥有者(在美国这个比例是87%)总是不定时查看自己的设备,即使在没有来电、新短信或者新邮件接入的情况下。

近一半(44%)的美国人总是拥着电话而眠。上年8月纽约时报对5000人进行一项调查,研究表明40%的人们在上厕所的时候也要带着电话。(真可悲,每天早上在我抱抱儿子,或者亲我老公之前,居然要掏出手机检查一下。)

 

对的方式才能带来对的成果

行走式会议和上述各方面的变革将使会议变得越来越短。更重要的是,行走式会议迫使人们为达到正确的目的来选择正确的开会形式。

同时,我们还需要为不同的目的选择适合的技术设备。正如企业管理专家Terri Griffith所说,尤其是涉及到团队记录和团队效率的问题上更要这样做。例如,在头脑风暴式的会议中,你可以带上一个普通录音机,这样就可以带着各种好点子直接走出办公室了。而对于项目策划类的会议而言,我们则需要一个分享工具,还需要分享计划的可视化工具。

但“一对一”的方式还是最好的,无论从探讨解决方案、互相连接以及达成共识来说,如果能肩并肩的走一走,这无疑是最好的办法。

尽管如此,我还要倡导在行走式会议中加入一种科技:健康状况跟踪设备。例如Jawbone Up 或者Nike出品的Fuelband。我通常使用Fitbit记录器,它让我尽可能的把设备隐藏起来,而不会像戴个塑胶腕带一样将设备架在身上。在这项科技发明之前,人们并不把走路这样的活动看做是一项运动。

通常,运动指的是去健身房运动或者户外跑步。只要这些运动形式是单人进行的,那它们就会妨碍我们搞定一些事情:包括会面,构思方案以及达到成果。不过,这些跟踪器还能让我们在类似散步的简单活动中得到“红利”,例如在行走会议中,我很轻松便可以走上1万级楼梯,或者走上5里路。这些细小而实用的改变,对我们的健康和人们的关系有着重大作用。我甚至已经开始在走路、写作和打电话的时候思考我的生活了。

我并不是说工作或者会议的时候不应该使用科技。科技在工作中有很大用处。但最重要的是,科技应该是辅助而不是妨碍人们沟通的工具。

长久的坐椅子上盯着你的设备——这不该是我们消磨时间的方式,无论是在会议上还是会议外均是如此。

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评论(7

  • 黄竞冬 黄竞冬 2013-03-12 14:30 via weibo

    回复@灼烧的Flame:楼下走三

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  • 大连找情人 大连找情人 2013-03-12 12:32 via pc

    通常,运动指的是去健身房运动或者户外跑步。只要这些运动形式是单人进行的,那它们就会妨碍我们搞定一些事情:包括会面,构思方案以及达到成果。不过,这些跟踪器还能让我们在类似散步的简单活动中得到“红利”,例如在行走会议中,我很轻松便可以走上1万级楼梯,或者走上5里路。这些细小而实用的改变,对我们的健康和人们的关系有着重大作用。我甚至已经开始在走路、写作和打电话的时候思考我的生活了。

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  • 灼烧的Flame 灼烧的Flame 2013-03-12 11:27 via weibo

    公司小,走不动。哎

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  • mark mark 2013-03-12 10:48 via weibo

    黄竞冬,【“散步式开会”秒杀你的会议室】收藏成功。本文正文大约需要11分钟的阅读时间,请访问http://t.cn/zY1Ltt1 稍后再读!

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  • 南郭先生kaka 南郭先生kaka 2013-03-12 07:18 via weibo

    回复@阿得妈_Angela:你说的太对了。

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  • 阿得妈_Angela 阿得妈_Angela 2013-03-12 07:02 via weibo

    好像散步式开会也更容易让人说真话,因为不会那么紧张~

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  • 梦想荡起双桨 梦想荡起双桨 2013-03-12 05:24 via weibo

    必须的,好想法都是散步出来的。

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Oh! no

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