【周末荐书】《重来》2:寻找更为简单高效的远程工作方式

摘要: 两个作者以自己成功的软件公司37signals为例,详细介绍了远程办公这种全新的工作方式,包括相关的工具、陷阱以及不利因素。而最适合远程办公的脑力工作,比如写作、编程、设计、客户支持,跟残酷的利润大战都没什么关系(制造业就属于这种)。

在3年前,我们推荐过《重来》这本书,里面一些关于管理和创业的观点,清晰明了,又出人意料。例如,那本书告诉你战略、计划和投资人都没那么重要,事实上,你所需要的比你想象的少很多——你不必成为工作狂,不必大量招兵买马,不必把时间浪费在案头工作和会议上。

《重来2》把重点聚焦在了远程办公这个话题上,两个作者以自己成功的软件公司37signals为例,详细介绍了远程办公这种全新的工作方式,包括相关的工具、陷阱以及不利因素。书中所有的内容都来自他们的亲身经验,下面是一些精彩的内容:

1.如果你问别人,必须把工作做完的时候会去哪儿,极少有人会说“办公室”。

2.分布式员工团队(distributed workforce)带来了一个巨大的转变:人们的工作方式从“同步”协作变成了无须同步的协作。

3.新时代的奢侈就是摆脱“日后再享受生活”的思维桎梏,现在就去做你热爱的事,跟工作并行。这种自由度和时间的奢侈。一旦你尝过这种滋味,豪华办公室或名厨也没法把你拉回来。

4.根据我们的观察,那些不在该行业的黄金地盘里工作的明星员工,一般不大会这山望着那山高,他们在琢磨跳槽这事上花的时间要少得多,而且总体来说,他们工作起来也更加开心。

5.最适合远程办公的脑力工作,比如写作、编程、设计、客户支持,跟残酷的利润大战都没什么关系(制造业就属于这种)。

6.对于那些需要在形象中彰显出成功气质的公司,比如广告公司、律师事务所,或是只做企业高管业务的高级猎头公司,一个高档时髦的办公场所是有意义的。

7.我们姑且假定这是真的:唯有面对面才会产生突破性的创意。可问题依然存在:一家企业究竟能消化多少突破性的创意?肯定比你想象中要少。

8.如果我们不知该不该信任某位员工,那就说明当初的招聘决定是错的。如果某个团队成员不能取得好成果,或是没法管理好自己的工作日程和工作量,那我们就不再继续聘用他。

9.干扰的头号劲敌就是有趣又有意义的工作。

10.干扰也有它的作用。就像煤矿里用来预警瓦斯泄露的金丝雀一样,干扰也会向我们发出警示:当我们发觉自己会定期地分心,不想工作的时候,或许这就是个信号,说明这项工作没有经过仔细筹划,或是这项任务单调无趣,再或者,我们参与的整个项目压根儿就没有意义。

11.有些时候,问题并不在于工作本身缺乏价值,而是我们的工作方式不对。

我们制定了一套安全规定:

a) 所有电脑必须使用硬盘加密功能,比如苹果

b) 不要使用自动登录功能;

c) 把你访问的每一个网站都加密;

d) 确保你的智能手机和平板电脑都设置了密码,而且可以远程擦除信息;

e) 使用1Password这样的密码管理软件,为你访问的每一个网站加上独特的长密码;

f) 使用Gmail的时候要使用双重身份认证,这样一来,如果你不能从手机上获取登录密码,就没法进入邮箱。

企业文化是组织里说出和没说出的价值观和行动准则。以下举几个例子:

• 我们是如何与客户交流的——他们总是对的吗?

• 我们可以接受什么样的工作质量——够好就行,还是必须达到完美?

• 同事之间是怎么交流的——是外交辞令,还是看谁嗓门高?

• 工作量——我们是推崇熬夜加班,还是星期五轻松放假?

• 对风险的态度——我们是崇尚豪赌一场,还是喜欢慢慢成长?

这些价值观加起来,就赋予了公司某种气质,某种文化。

14.当你想放松对员工的掌控时,企业文化会起到不可思议的重要作用。企业文化越强,越不需要对员工进行明确的培训和监管。

15.远程工作会逼着你放弃这种幻觉:塑造企业文化只需要办几场社交活动就行了。

16.人人都在办公室里坐着的时候,你很容易就会养成一种坏习惯:不管大事小事,不管什么时间,也不管是否会打断对方的工作,只要想起来,就去打扰对方。为何有那么多人在传统的办公室里工作效率低下,这就是关键原因。

17.可以过几个小时再得到回答的问题,可以发邮件解决。几分钟内需要知道答案的问题,可以用即时消息。至于那些如天塌下来一般、不能等的急事儿,你可以使用一种老式的发明:电话。

18.打电话的时候看不见对方的身体语言,可是,除非你是要炒掉谁,或是主持一个棘手的面试,否则身体语言的作用没你想的那么大。

19.想要顺利地进行远程工作,你需要做好安排,让自己的工作时间与同事的工作时间有所重叠。4个小时的重叠时间就正合适,既能避免信息延迟,也能让大家产生同在一个团队的感觉。

20.WebEx, GoToMeeting, Join.me等工具软件全都可以轻松地实现屏幕共享。运用共享屏幕,样样事情都可以一起做:做演示,把网站上的最新修改过一遍,一起用Photoshop作图,或是共同编辑一个简单的文档。

21.这种“无法获取资料和指令”的问题几乎完全可以通过技术手段解决。(剩下的就是文化问题了,要看这家公司是否形成了良好的沟通习惯。)事实上,正是为了解决这个问题,我们当初才编写了第一款产品,Basecamp。它为我们提供了一个独立的空间,专门用来存放所有与工作相关的文档、讨论、待办事项清单、日程表,让工作流保持一路畅通。

22.远程工作的人也可以掌控自己的社交机会:想去就去,想聊多少就聊多少。

23.你可以安排一个项目经理,通过电子邮件或闲聊来掌握每个人的工作进度,但知道结果的也只有他(她)一个人而已。

24.我们制定了一项制度:大家每周交流一次,主题是:“这周你做了什么?”每个人都进来说说自己上周做了什么,下周打算做什么。它不需要你对工作进度做出精确无误的评估,也不是为了协调大家的配合问题。它只是为了让每个人都感到自己身处同一个团队,而不是被困在自己的一小片天地。

25.糊弄同事可比糊弄老板难多了。

26.当你没法整天盯着某人的时候,唯一的判断标准就是工作成果。

27.职场中的这些“标志”因素,也就是会议和管理者,其实是导致人们在办公室内无法办公的最大障碍。

28.会议应该像盐,小心翼翼地在菜品上洒上一点儿,用于提味,而不是一勺一勺地哗哗倒上许多。盐放得太多,菜就毁了;会开得太多,人们的士气和积极性就会降低。

29.会议还是造成干扰的一大主因。它迫使人们放下手中原有的工作。如果你是会议的发起人,那你最好能保证,把这7个人从各自的工作中拽出来开上一个小时的会,其价值比7个小时的工作更高。

30.远程工作让大家很容易看出管理者是否在为自己和他人没事找事做。

31.远程工作的临时弊端之一,就是它会让你以为身边有很多人。

32.经过多年的远程工作,我们积累了不少重要经验,其中之一就是互动不一定非要在同事或同行之间进行。

33.“自由即奴役”,奥威尔在他的《1984》中这样写道。我们把这个著名的句子偷换一下概念——如果你没能好好地把握生活与工作的平衡,远程工作的自由就会变成奴役。

34.管理者会本能地担心员工干不完足够的工作,可真正的危险是他们很可能干得太多。由于管理者不再坐在员工对面,所以他看不见员工眼中疲惫的神色。

35.管理者需要建立一种“合理预期”的文化。在37signals,我们期望并鼓励员工平均每周工作40小时。

36.有个办法可以帮助员工制定健康的界限:鼓励他们在一天工作结束后,这样问问自己,“这一天我好好工作了吗?” 这个问题让人感到一种解脱。如果你能迅速地答出“是的”,你就可以心满意足地停下来了——就算某项工作没有全部完成,你已经取得了重要的进展。如果答案是“没有”,你可以把这一天视作状态不佳,向自己提出“五个为什么”[12](问题出现之后,逐步深入地提出“五个为什么”,寻找根本原因)。

37.如果你真打算长期在家踏踏实实工作的话,你需要运用一点人体工程学的知识,把基础设施弄舒服点儿。 这意味着你需要一张合适的桌子,(高度可调?)一把舒服的椅子,(符合人体工程学?)一个大小刚好合适的屏幕。

38.如果你在家上班,却没能有意识地加强锻炼的话,你可能更加达不到每天走一万步的标准。

39.要是想让远程工作铁定失败,你就这么干:选一个员工去“试试看”,但公司还按原来的业务模式做事。

40.远程工作如何与客户打交道:

a) 第一,在销售阶段,要让潜在客户很早就知道你们不在同一个地方。

b) 第二,在客户开口索要你的背景资料之前,就主动给他们。

c) 第三,经常把工作进度拿给他们看。客户都会焦虑,而这是减轻焦虑的最好方法。

d) 第四,让客户很容易就能找到你。既然你们没法面对面,那你最好迅速地回电话、邮件、即时消息等等。这些都是非常基础的业务,但是,当你远程工作的时候,它的重要性会飙升十倍。

e) 最后,要让客户参与进来,及时掌握工作进度。

41.结果证明,在公司待了很久的老员工最适合远程工作。他们认识所有同事,熟悉全部流程,也知道自己该做什么。

42.在人生最为持久的幸福来源中,和卓越的人共事、做出卓越的业绩正是其中之一。

43.让一群优秀的团队成员合作很长时间,是取得巅峰绩效的关键。

44.招聘远程员工的时候,人际沟通方面的因素变得更加重要。这是因为,要克服距离带来的疏离感,员工的沟通能力必须要更强才行。

45.面对面的时候,挤挤眼睛或换个声调就把一些刚刚产生的小误会消除,但在远程工作中,它们很容易像滚雪球一样,演变成闹剧。让每个人都能保持健康快乐的心态是远程工作最大的挑战之一。

46.工作压力变大时,(哪种工作没这种时候?)就算大家的意愿都非常好,相处时也有可能出岔子。最好的解决办法就是让积极乐观的人越多越好。

47.学会用正确的语气写东西简直是一项挑战——误解对方的意思实在太容易了,尤其是大家相互还不太熟悉的时候,有有句老话依然有理:不招浑人。在远程工作中,你需要把这句话再拓展一下:不许犯浑,不许出现闹剧场面,不许出现糟糕的气氛。

48.我们一直在强调工作本身,这样很容易把其背后的人性忽略掉。

49.聪明的解决方案、友善的服务、前沿的设计都出现在专业能力与生活阅历的交汇线上。

50.尽管你可以采取很多措施来克服困难,但远程工作的确有可能把生活面变得狭窄。

51.对于绝大多数可以通过远程工作完成的任务来说,根本没必要采用这种间接方法。 相反,你可以让文案撰写者把他写过的稿子拿给你看看,让咨询顾问把报告或结果交给你,让程序员给你看代码,设计师给你秀设计,让营销人员跟你说说他做过哪些市场活动等。

52.身为一个总是想方设法削减成本的企业老板,从生活成本低的地区寻找人才是个很有诱惑力的想法。在某些利润很低的行业中,这个做法或许很值得一试,但对于实行远程工作的绝大多数知识型公司来说,它的意义不大。

53.采用远程工作之后,在工作成果上糊弄人变得更加困难。

54.远程工作方式中,那种安静但高产的员工有了优势,而在传统的办公室环境中,这种人常常会败下阵来。

55.他们展现出两种关键素质,这正是乔尔·斯保斯基(Joel Spolsky)在他的《面试指南》(Guerrilla Guide to Interviewing)一文中提到的:聪明,又能及时完成工作。

56.想要做一个优秀的远程员工,笔头功夫一定要过硬。当绝大多数争论都要通过电子邮件和即时通信工具来解决的时候,你最好做足准备。

57.既然我们已经知道他们的能力没问题,见面就是为了判断一下我们是否喜欢“这个人”。

58.身为承包商,你必须能够制定合理的时间表,定期展示阶段性成果,把往往很模糊的工作定义转变成清晰易懂的概念。这一切能力都非常适合远程工作。

59.管理不是放羊,而是领导员工并核实工作的完成情况。这个岗位职责的棘手之处在于,它需要你了解工作本身。如果你不了解团队成员手上工作的复杂程度,那你就没法高效地管理这个团队。

60.如果大家在所谓的“真实世界”里见面混熟了,一同吃饭,一同欢笑,远程工作就会变得更加顺畅。团队中有新人加入时,见面聚会就变得尤为重要。

61.我们提倡管理者经常检查全体员工的工作进度(反正你在总部办公室里会碰见他们),而对于远程员工,这个频率应当更高一点儿。

62.我们把这种定期的检查沟通称为“一对一”,其他公司可能只是把它称作“检查”或“常规汇报”。关键在于,这种对话应当是轻松随意的。它不是对某个项目的评论或反馈,反而更像是“嗨,最近怎么样?”的问候电话。这种闲聊一般会持续20~30分钟。

63.这些简短的通话能够避免那种不被人注意的小问题逐渐累积。士气与动力是脆弱的,你肯定希望能把准远程团队的脉搏。

64.正式的年度述职报告通常关注的都是大局,没法解决小事。正式述职要谈的一般都是长远目标、薪资调整、升职机会等等。但真正的危险都来自于细节——在每年一度的见面之间悄悄浮现出来的担忧情绪。

65.把远程员工从干等的困境中解救出来,最好的方法就是把这些路障全都移走。第一步就是授权,让每个人都有自主做决定的权力。

66.如果你读过媒体上关于远程工作失败的报道,你多半会认为把人们放回家工作的最大风险就是他们会变成不干活的懒骨头。可在现实中,在成功的远程工作环境里,最大的敌人是过劳,而不是偷懒。

67.继续减少见面的机会吧,把它变得更难一点儿,你会看到这种互动的价值被提升,而不是被贬低了。

68.在理想情况下,工作和休闲之间的那条灰色分界线都很难看见,使用同一台电脑进行工作和休闲的话,就更不可能了。一个更有效、更人性化的方法就是使用两台电脑,把工作和休闲彻底区分开。一台用来工作,另一台用来娱乐休闲。

69.想要激发出员工的动力,唯一靠得住的办法就是鼓励他们从事自己喜欢的、在乎的事情,而且跟他们喜欢的、在乎的人一起做事。此外没有捷径可走。

70远程员工的一个忧虑就是担心自己会被他人忽略。

71.想要在工作中不被人忽略,有两种最基本的方法。第一个就是吵吵闹闹,弄出点动静来。第二个就是在工作中取得进展,交出漂亮作品。幸运的是,对于远程员工来说,工作质量最重要。

【本文来自商业价值,网络独家首发钛媒体,朱婕/文】

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